Yogyakarta. Bravo Kopma UGM!!! Menjadi pertanyaan yang sensitif mungkin tidak hanya di kalangan pengurus, tetapi di kalangan kader (anggota) maupun karyawan. Apa sih yang sebenarnya pengawas inginkan tahun ini? Secara gamblang kami ungkapkan (karena pengawas berjanji untuk bertugas dengan jujur lho), pengawas hanya ingin Kopma UGM menjadi organisasi yang baik, profesional dan produktif. Terus tuntutannya apa?
Untuk menjadi organisasi yang baik, pengurus harus melakukan 4 prinsip utama pengelolaan organisasi yang baik. Apa itu?. Fairness (keadilan). Pengurus harus bisa memperlakukan semua kader secara sama, jangan pilih kasih pada anggota-anggota tertentu yang dekat sama pengurus aja. Pengurus juga harus memperlakukan karyawan secara sama, jangan hanya karena jabatan tertentu atau kesenioran di Kopma kemudian diberi perlakuan istimewa, apalagi kalo sampai bawa masalah personal ke meja kerja, bahaya!!!
Transparency (keterbukaan). Pengurus harus mau memberikan semua keterangan mengenai pengelolaan organisasi dan kondisi keuangan secara tepat waktu dan jelas. UU no 25 tahun 1992 maupun AD/ART Kopma UGM memberi wewenang penuh kepada pengawas untuk memeriksa semua data yang diperlukan untuk pengawasan. Sedangkan keterbukaan kepada kader dan karyawan juga harus dilakukan pengurus, kecuali hal-hal penting yang menjadi rahasia organisasi hanya dapat diketahui oleh pengurus dan pengawas saja. Bagi para kader juga harus belajar dan turut mengontrol tentang pengelolaan Kopma, jangan mau hanya jadi panitia atau part timer terus!!.
Accountability. Yang satu ini lebih menekankan pada profesionalitas kinerja pengurus. Pengurus harus jelas pembagian tugasnya masing-masing bidang dan secara profesional menjalankan fungsinya. Jangan sampai ada pengurus ngomong ”lho, itu tanggungjawab saya to?” atau ”wah saya baru tahu kalo itu tugas saya, kenapa pengawas nggak bilang dari dulu sih?”, dan yang lebih penting, dengan adanya deskripsi tugas yang jelas, akan makin minim tindakan saling lempar tanggungjawab.
Responsibility (tanggungjawab). Pengurus harus bertanggungjawab, dalam konteks ini harus mematuhi setiap peraturan yang berlaku. Nggak hanya peraturan tertulis saja yang harus dipatuhi, tapi juga cerminan nilai-nilai sosial. Peraturannya apa saja? Dalam konteks Kopma UGM misalnya UU No 25 tahun 1992, Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan Peraturan Kepengurusan. ”Lakukan yang terbaik untuk masa depan Kopma UGM”.agus_keren
Wednesday, May 9, 2007
Paradigma Baru Audit Internal (April 2007)
Baru-baru ini telah terbentuk tim audit internal yang baru, mereka telah menjalani beberapa seleksi yang cukup ketat dan proses magang yang berlangsung kurang lebih 2 minggu. Hasilnya 4 orang terpilih menjadi tim audit internal koperasi “Kopma UGM” yang akan bertugas selama 6 bulan ke depan. Tim audit ini telah diangkat berdasarkan kesepakatan pengurus-pengawas.
Mungkin selama ini audit internal lebih kita kenal sebagai polisi organisasi, sebutan yang familiar dari aktivitas audit internal yang berugas melakukan pemeriksaan terhadap aturan-aturan yang ada di organisasi, apakah organisasi telah berjalan sesuai jalurnya atau belum, yang dalam bahasa akuntansinya disebut audit kepatuhan. Dalam praktiknya paradigma lama ini menimbulkan sesuatu yang kontra produktif, karena audit dianggap hanya mencari-cari kesalahan dari manajemen untuk tujuan menonjolkan diri. Namun paradigma ini sudah saatnya berubah audit internal dalam paradigma yang baru tidak meninggalkan audit kepatuhan untuk evaluasi kinerja manajemen, tetapi lebih daripada itu audit internal diharapkan menjadi bagian ynag memberikan nilai tambah bagi organisasi dengan lebih ditekankan sebagi partner dalam manajemen dalam bentuk memeberikan konsultasi kepada manajemen dalam menyelesaikan masalah-masalah operasional serta menganalisa dan mengembangkan sistem operasional menjadi lebih efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi ini bisa tercapai.
Jadi jangan curiga dengan audit internal karena audit sekarang bukanlah bagian yang Cuma mencari kesalahan tapi lebih didorong untuk memeberikan penyelesaian dan solusi terhadap permasalahan yang ada di divisi maupun kopma secara umum. Bukankah kita ingin kopma kita lebih maju lagi?so terus berjuang dan lakukan perbaikan-perbaikan, yang kata aa gym di mulai dari diri sendiri, di mulai dari hal yang kecil dan mulai sekarang juga.Hendri_sholeh
Mungkin selama ini audit internal lebih kita kenal sebagai polisi organisasi, sebutan yang familiar dari aktivitas audit internal yang berugas melakukan pemeriksaan terhadap aturan-aturan yang ada di organisasi, apakah organisasi telah berjalan sesuai jalurnya atau belum, yang dalam bahasa akuntansinya disebut audit kepatuhan. Dalam praktiknya paradigma lama ini menimbulkan sesuatu yang kontra produktif, karena audit dianggap hanya mencari-cari kesalahan dari manajemen untuk tujuan menonjolkan diri. Namun paradigma ini sudah saatnya berubah audit internal dalam paradigma yang baru tidak meninggalkan audit kepatuhan untuk evaluasi kinerja manajemen, tetapi lebih daripada itu audit internal diharapkan menjadi bagian ynag memberikan nilai tambah bagi organisasi dengan lebih ditekankan sebagi partner dalam manajemen dalam bentuk memeberikan konsultasi kepada manajemen dalam menyelesaikan masalah-masalah operasional serta menganalisa dan mengembangkan sistem operasional menjadi lebih efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi ini bisa tercapai.
Jadi jangan curiga dengan audit internal karena audit sekarang bukanlah bagian yang Cuma mencari kesalahan tapi lebih didorong untuk memeberikan penyelesaian dan solusi terhadap permasalahan yang ada di divisi maupun kopma secara umum. Bukankah kita ingin kopma kita lebih maju lagi?so terus berjuang dan lakukan perbaikan-perbaikan, yang kata aa gym di mulai dari diri sendiri, di mulai dari hal yang kecil dan mulai sekarang juga.Hendri_sholeh
Media Komunikasi Internal “Mlempem”??? (Maret 2007)
Bulaksumur. Bravo Kopma!!!. Setelah beringas mendahului dengan 2 kali penerbitannya, baru kemudian nampak menyusul KopmaNews dan Foraksi terbit. Apa yang berbeda?Ternyata pemberitaan Foraksi justru menyorot pemilihan staf dan pengurus yang sudah tidak up to date lagi. Lebih lanjut, pemberitaan foraksi terbilang menurun di banding periode-periode sebelumnya. Foraksi (mirip KopmaNews) lebih banyak mensosialisasikan kepengurusan, dengan eksemplar lebih tipis, tidak lagi menyoroti kebijakan kepengurusan dan masalah keanggotaan seperti Foraksi pendahulunya tahun lalu. Apakah karena LP sekarang didampingi Adminhum turut “menyetir” pemberitaan Foraksi sehingga tidak seindependen dahulu?.
KopmaNews memiliki karakter berbeda dalam terbitan perdananya tahun ini. Tidak menganut bentuk eksemplar lagi tetapi majalah dinding, belum diketahui apakah Adminhum sudah mengkaji keefektifan bentuk baru ini. KopmaNews perdana juga tidak menjadi media sosialisasi kebijakan pengurus, tetapi ”baru” sosialisasi kepengurusan. Padahal ada banyak kebijakan pengurus yang perlu disampaikan dan disosialisasikan. Apakah Media Komunikasi Internal kita tahun ini mulai ”mlempem” terhadap dinamika organisasi?Aguz_keren
KopmaNews memiliki karakter berbeda dalam terbitan perdananya tahun ini. Tidak menganut bentuk eksemplar lagi tetapi majalah dinding, belum diketahui apakah Adminhum sudah mengkaji keefektifan bentuk baru ini. KopmaNews perdana juga tidak menjadi media sosialisasi kebijakan pengurus, tetapi ”baru” sosialisasi kepengurusan. Padahal ada banyak kebijakan pengurus yang perlu disampaikan dan disosialisasikan. Apakah Media Komunikasi Internal kita tahun ini mulai ”mlempem” terhadap dinamika organisasi?Aguz_keren
Administrasi masih ”Semrawut” (April 2007)
Bulaksumur. Bravo Kopma!!! Sungguh sial nasib motor Blitz Kopma!Baru tahun lalu masuk ternyata perawatannya buruk sekali. Tercatat baru sekali diservice padahal sudah di atas 3000 KM, ganti oli belum dilakukan, ironisnya lagi bensin kosong blong dan ban gembos habis. Apakah Adminhum tak tahu kalo bensinnya kosong?Sayangnya dari form diketahui pemakai terakhir adalah bidang Adminhum, tapi tidak jadi karena bensin kosong. Apakah karena bensin kosong lalu ditelantarkan begitu saja hingga seminggu?hingga bannya gembos habis?, beruntung lalu teman-teman Satpam dan SMU peduli hingga sempat diservicekan. Sungguh sangat disayangkan rasa memiliki terhadap inventaris Kopma masih rendah.
Hilangnya SPI (Sistem Pengendalian Internal) bukan merupakan hal yang baru lagi. Kabarnya ada pengurus yang lupa menaruhnya padahal sistem ini sangat penting bagi organisasi. Puluhan Laptah di ruang anggota yang bernilai sekitar Rp.700.000pun hanya digeletakkan tanpa terurus. Bagaimana jika ada yang hilang?atau ada pihak luar yang mengambil?padahal di dalamnya terdapat rahasia organisasi. Parkir penguruspun masih ada yang di depan mushola, padahal tidak hujan dan halaman belakang masih luas.
Perekrutan staff dilakukan tanpa mengacu pada buku Manajerisasi dan Mekanisme pengadaan staff kepengurusan yang ada. Secara hukum dan prosedural hal ini bisa dikatakan cacat. Sejumlah pengurus menyatakan pikir-pikir ketika ditanya apakah mungkin melakukan reshuffle staff, sebagai konsekuensi logis atas tidak diberlakukannya mekanisme yang ada. Mengenai AD/ART Kopma, sejumlah pengurus mengaku belum memahaminya padahal jelas bahwa AD/ART merupakan sumber hukum utama bagi Kopma UGM. Bagaimana pengurus akan menegakkan hukum dan peraturan di Kopma UGM kalau mereka sendiri saja belum paham?. Di akhir triwulan I ini administrasi secara keseluruhan masih semrawut, disinyalir mungkin karena pengurus masih dalam tahap pembelajaran.aguz_keren
Hilangnya SPI (Sistem Pengendalian Internal) bukan merupakan hal yang baru lagi. Kabarnya ada pengurus yang lupa menaruhnya padahal sistem ini sangat penting bagi organisasi. Puluhan Laptah di ruang anggota yang bernilai sekitar Rp.700.000pun hanya digeletakkan tanpa terurus. Bagaimana jika ada yang hilang?atau ada pihak luar yang mengambil?padahal di dalamnya terdapat rahasia organisasi. Parkir penguruspun masih ada yang di depan mushola, padahal tidak hujan dan halaman belakang masih luas.
Perekrutan staff dilakukan tanpa mengacu pada buku Manajerisasi dan Mekanisme pengadaan staff kepengurusan yang ada. Secara hukum dan prosedural hal ini bisa dikatakan cacat. Sejumlah pengurus menyatakan pikir-pikir ketika ditanya apakah mungkin melakukan reshuffle staff, sebagai konsekuensi logis atas tidak diberlakukannya mekanisme yang ada. Mengenai AD/ART Kopma, sejumlah pengurus mengaku belum memahaminya padahal jelas bahwa AD/ART merupakan sumber hukum utama bagi Kopma UGM. Bagaimana pengurus akan menegakkan hukum dan peraturan di Kopma UGM kalau mereka sendiri saja belum paham?. Di akhir triwulan I ini administrasi secara keseluruhan masih semrawut, disinyalir mungkin karena pengurus masih dalam tahap pembelajaran.aguz_keren
RISBANG ...kabarnya gimana?
GUGUS KHUSUS RISET
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
RISBANG ...kabarnya gimana?
GUGUS KHUSUS RISET
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
RISBANG ...kabarnya gimana?
GUGUS KHUSUS RISET
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
Seperti di amanahkan RAT bahwa Riset dan Pengembangan di berikan amanah untuk membentuk dan mengembangkan gugus khusus riset. Samapi triwulan satu Risabang telah melakukan langkah-langkah yang pengawas nilai cukup bagus untuk perkembangan gugus khusus riset ini. Pengelola baru telah terbentuk dari beberapa orang lama yang berkaitan dengan bidang risbang (Magang Risbang 2006, Tim kerja Riset 2006) dan juga dari gugus KKP.
SIBOS
Peralihan dari Windows ke Linux yang dilakukan Universitas Gadjah Mada mengharuskan organisasi kita yang termasuk lingkungan civitas akademika juga menjadi imbas. Ini bukan lah permasalahan tanpa solusi apabila disiapkan secara menyeluruh baik sistem maupun sumber daya manusia sebagai user dari sistem itu. Pengawas telah melihat proses inisiasi yang dilakukan bidang ini. Pemasangan instalasi OS Linux Ubuntu di beberapa komputer ternyata tidak lepas dari hambatan error. Hal ini tentunya dikarenakan kurangnya persiapan khusus mengantisipasi. Namun, akan lebih baik ketika kita memberikan kesempatan kepada bidang ini untuk melanjutkan langkah ini tentunya diikuti analisa dan langkah-langkan persiapan baik sistem maupun manusianya.
Bisnis Kopma UGM bergantung pada karyawan...
Selama triwulan I tahun 2007 kegiatan bisnis di Koperasi ”Kopma UGM” berjalan cukup baik, namun terjadi kendala di devisi swalayan, berkaitan dengan software dari Serotama yang mengalami kerusakan yang mengakibatkan kinerja di devisi ini sedikit terganggu. Dari beberapa devisi, devisi cafeteria belum bisa mencapai target SHU
yang dianggarkan bahkan selisih antara anggaran dengan realisasinya sangat significant yaitu sebesar Rp. 5.789.796,16. Kerjasama dengan beberapa pihak masih terus di upayakan bidang bisnis, namun pengawas melihat adanya beberapa Surat Perjanjian Kerj a(SPK) yang loss control, sehingga mengakibatkan ketidak jelasan hubungan kerjasama antara kopma dengan rekanan tersebut, seperti kasus neon box Unilever dan Cafe Log On. Pada triwulan satu ini kondisi bisnis secara umum cukup menggembirakan SHU sebelum pajak yang dianggarkan sebesar Rp. 23.823.454,10 tercapai lebih yaitu sebesar Rp. 35.875.918.38 yang artinya tingkat pencapaian SHU sebelum pajak yang dianggarkan pada Triwulan I ini mencapai target lebih sebesar 50,59 % dari SHU sebelum pajak yang dianggarkan. Dalam Laptri sempat terjadi perdebatan seru dengan alumni, dikarenakan keberhasilan bisnis Kopma UGM dinilai merupakan keberhasilan karyawan serta pengaruh kondisi makro, bukan hasil kerja pengurus.
yang dianggarkan bahkan selisih antara anggaran dengan realisasinya sangat significant yaitu sebesar Rp. 5.789.796,16. Kerjasama dengan beberapa pihak masih terus di upayakan bidang bisnis, namun pengawas melihat adanya beberapa Surat Perjanjian Kerj a(SPK) yang loss control, sehingga mengakibatkan ketidak jelasan hubungan kerjasama antara kopma dengan rekanan tersebut, seperti kasus neon box Unilever dan Cafe Log On. Pada triwulan satu ini kondisi bisnis secara umum cukup menggembirakan SHU sebelum pajak yang dianggarkan sebesar Rp. 23.823.454,10 tercapai lebih yaitu sebesar Rp. 35.875.918.38 yang artinya tingkat pencapaian SHU sebelum pajak yang dianggarkan pada Triwulan I ini mencapai target lebih sebesar 50,59 % dari SHU sebelum pajak yang dianggarkan. Dalam Laptri sempat terjadi perdebatan seru dengan alumni, dikarenakan keberhasilan bisnis Kopma UGM dinilai merupakan keberhasilan karyawan serta pengaruh kondisi makro, bukan hasil kerja pengurus.
Administrasi Gonjang-ganjing.....
Pada triwulan I 2007 ini pengurus bidang Adminhum telah melakukan staffing dan terpilih komposisi dengan dua orang staff yang secara kapabilitas lebih berbackground ke fungsi kehumasan saja. Pengawas menyayangkan prosedur pengadaan staff yang tidak mengacu pada mekanisme pengadaan staff dan buku manajerisasi yang ada. Dengan kata lain, pengadaan staff tersebut cacat secara prosedur. Keputusan yang diambil oleh pengurus bidang Adminhum dalam pengadaan staff inipun melanggar SK no. 166/A/SK/P/2004, antara lain dengan tidak mengusahakan dan mengangkat salah satu staff dari alumni pengelola perpustakaan. Meski demikian, pengawas dapat menerima keputusan pengurus untuk memberi kesempatan belajar kepada staff terpilih selama 2 bulan.
16 Buku administrasi yang sangat penting bagi teknis administrasi justru dijadwalkan baru diadakan bulan Mei, hal ini pengawas menilai bertentangan dengan GBPK Ketua Umum dalam mewujudkan Good Governance. Administrasi dan kesekretariatan triwulan ini secara umum sudah bagus karena karyawan Front Office telah berpengalaman di bidangnya. Penghitungan insentif belum dilakukan pengecekan secara teliti oleh Adminhum sehingga rawan kesalahan dan unsur subyektifitas karyawan. Akses ke program Kopmamember diketahui oleh banyak orang sehingga rentan perusakan data. Banyak SK yang diterbitan pengurus maupun surat-surat lain yang tembusannya tidak sampai ke pengawas atau terlambat sampai ke pengawas, hal ini dirasa mengganggu kerja pengawas karena terkadang suatu SK telah dijalankan tanpa sepengetahuan pengawas. Pencatatan rapat pengurus belum tersistematis sehingga SK yang akan dikeluarkan seringkali tidak dicatat dalam buku notulensi.
KopmaNews pada triwulan I justru belum mewakili peran dan fungsinya. Reward ulang tahun karyawan, sosialisasi PPSM, sosialisasi kebijakan kepengurusan, sama sekali belum termuat dalam KopmaNews. Format pertama buletin dinding dengan alasan supaya lebih greget ternyata dirubah menjadi eksemplar lagi dengan alasan khusus untuk Diksar 78. Perlu dipahami bahwa KopmaNews adalah media komunikasi seluruh elemen di Kopma UGM sehingga tidak tepat jika hanya memilih berita dengan sasaran Diksar saja. Eksemplarnya yang tipis (4 halaman) berbeda dengan tahun lalu yang edisi perdananya hingga 16 lembar, padahal anggaran KopmaNews dua kali lipat dibandingkan tahun lalu, kesan kesulitan mendapatkan berita dari bidang lain masih terlihat seperti tahun sebelumnya.
16 Buku administrasi yang sangat penting bagi teknis administrasi justru dijadwalkan baru diadakan bulan Mei, hal ini pengawas menilai bertentangan dengan GBPK Ketua Umum dalam mewujudkan Good Governance. Administrasi dan kesekretariatan triwulan ini secara umum sudah bagus karena karyawan Front Office telah berpengalaman di bidangnya. Penghitungan insentif belum dilakukan pengecekan secara teliti oleh Adminhum sehingga rawan kesalahan dan unsur subyektifitas karyawan. Akses ke program Kopmamember diketahui oleh banyak orang sehingga rentan perusakan data. Banyak SK yang diterbitan pengurus maupun surat-surat lain yang tembusannya tidak sampai ke pengawas atau terlambat sampai ke pengawas, hal ini dirasa mengganggu kerja pengawas karena terkadang suatu SK telah dijalankan tanpa sepengetahuan pengawas. Pencatatan rapat pengurus belum tersistematis sehingga SK yang akan dikeluarkan seringkali tidak dicatat dalam buku notulensi.
KopmaNews pada triwulan I justru belum mewakili peran dan fungsinya. Reward ulang tahun karyawan, sosialisasi PPSM, sosialisasi kebijakan kepengurusan, sama sekali belum termuat dalam KopmaNews. Format pertama buletin dinding dengan alasan supaya lebih greget ternyata dirubah menjadi eksemplar lagi dengan alasan khusus untuk Diksar 78. Perlu dipahami bahwa KopmaNews adalah media komunikasi seluruh elemen di Kopma UGM sehingga tidak tepat jika hanya memilih berita dengan sasaran Diksar saja. Eksemplarnya yang tipis (4 halaman) berbeda dengan tahun lalu yang edisi perdananya hingga 16 lembar, padahal anggaran KopmaNews dua kali lipat dibandingkan tahun lalu, kesan kesulitan mendapatkan berita dari bidang lain masih terlihat seperti tahun sebelumnya.
Keanggotaan.....masih naik turun...
Catatan pengawas terkait dengan fungsi pemeliharaan PSDA khususnya gugus adalah laporan pertanggungjawaban (LPJ) pengelola gugus yang kurang berjalan efektif dan kurang representatif yang tidak dihadiri oleh semua pengelola gugus, namun untuk design LPJ dan format acara merupakan inovatif tersendiri dalam meningkatkan keakraban di antara pengurus dan pengelola gugus. Kebijakan voucer belanja pengelola gugus ternyata belum sepenuhnya efektif terkait dengan penilaian obyektif untuk menentukan yang berhak menerima voucher. Dalam merevisi ketentuan kebijakan voucher tentunya merupakan hal yang perlu dipahami bersama. Masih ada beberapa pengelola yang belum mengetahui hak dan kewajibannya sesuai yang termuat dalam konsep pedoman pemeliharaan dan pengembangan anggota sehingga harus disosialisasikan secara kontinue seiring dengan penyusunan SMG.
Gugus-gugus anggota (LP, KDC, SC, TC, dan Kewirausahaan) sebagian besar masih sibuk pada proses kaderisasi di gugusnya masing-masing, sedangkan gugus khusus memang belum banyak progress yang nyata. Tim Audio yang memiliki rencana launching Kopma UGM Channel pun belum terlaksana di triwulan I ini. Hal positif yang dilakukan pada triwulan ini adalah diberikannya kesempatan pada gugus Kewirausahaan (Takita Kado) untuk menjalankan bisnis, perlu pendampingan lebih dari pengurus.
PR terbesar PSDA sebagai penanggung jawab fungsi keanggotaan adalah mencetak kader dan mampu memberikan kegiatan riil bagi anggota. Hal inilah yang perlu diupayakan untuk triwulan-triwulan berikutnya karena triwulan I masih nampak sepi anggota. Argumen “anggota belum banyak aktif karena belum ada Diksar” nampaknya menjadi hipotesis yang perlu dibuktikan kebenarannya di triwulan selanjutnya.
Gugus-gugus anggota (LP, KDC, SC, TC, dan Kewirausahaan) sebagian besar masih sibuk pada proses kaderisasi di gugusnya masing-masing, sedangkan gugus khusus memang belum banyak progress yang nyata. Tim Audio yang memiliki rencana launching Kopma UGM Channel pun belum terlaksana di triwulan I ini. Hal positif yang dilakukan pada triwulan ini adalah diberikannya kesempatan pada gugus Kewirausahaan (Takita Kado) untuk menjalankan bisnis, perlu pendampingan lebih dari pengurus.
PR terbesar PSDA sebagai penanggung jawab fungsi keanggotaan adalah mencetak kader dan mampu memberikan kegiatan riil bagi anggota. Hal inilah yang perlu diupayakan untuk triwulan-triwulan berikutnya karena triwulan I masih nampak sepi anggota. Argumen “anggota belum banyak aktif karena belum ada Diksar” nampaknya menjadi hipotesis yang perlu dibuktikan kebenarannya di triwulan selanjutnya.
Kontrol Keuangan masih lemah...
Pada Triwualan I 2007 ini, pengawas melihat aktivitas bidang keuangan masih merupakan kegiatan rutinitas saja, seperti pengecekan bukti transaksi, penyediaan laporan keuangan, cash opname kasir sentaral. Itupun masih ada program rutin yang masih terbengkalai seperti cash opname ke divisi-divisi yang belum terlaksna di triwulan satu ini. Pengawas juga melihat bidang keuangan ini berjalan tersendat-sendat, komunikasi antara staf dan kabid sendiri yang kurang, staf keuangan yang jarang masuk kerja menjadi salah satu hal kenapa hal ini terjadi.
Bagaimanapun bidang keuangan memang memerlukan intensitas yang tinggi untuk menjalankan tugasnya, jika terlalu sering di tinggal maka dikhawatirkan pengelolaan dan pengawasan keuangan akan terbengkalai. Pengendalian terhadap pos-pos biaya masih sangat lemah, kasus membengkaknya biaya perlengkapan café yang menyimpang 1425,84% dari anggaran menjadi salah satu contoh riilnya. Hal itu sangat terkait dengan lemahnya control keuangan terhadap prosedur pencairan dana. Memang masalah software tidak bisa dipungkiri seabagi salah satu penyebab keterlambatan laporan keuangan, namun bagaimanapun sudah seharusnya bidang keuangan bisa berlari untuk memperbaiki hal tersebut.
Cash Opname yang telah dilakukan di kasir sentral menimbulkan tanda Tanya. Sepengetahuan pengawas cash opname diadakan 2 kali yang pertama selisih lebih Rp. 1.103.874 yang kedua sepengetahuan pengawas adalah sekitar selisih kurang Rp. 180.000 an sedangkan untuk jumlah selisih lebih versi keuangan Rp. 41.828 pengawas ataupun audit internal tidak dilibatkan dalam pelaksanaannya. Selisih diatas merupakan selisih angka yang material buat kopma UGM.
Bagaimanapun bidang keuangan memang memerlukan intensitas yang tinggi untuk menjalankan tugasnya, jika terlalu sering di tinggal maka dikhawatirkan pengelolaan dan pengawasan keuangan akan terbengkalai. Pengendalian terhadap pos-pos biaya masih sangat lemah, kasus membengkaknya biaya perlengkapan café yang menyimpang 1425,84% dari anggaran menjadi salah satu contoh riilnya. Hal itu sangat terkait dengan lemahnya control keuangan terhadap prosedur pencairan dana. Memang masalah software tidak bisa dipungkiri seabagi salah satu penyebab keterlambatan laporan keuangan, namun bagaimanapun sudah seharusnya bidang keuangan bisa berlari untuk memperbaiki hal tersebut.
Cash Opname yang telah dilakukan di kasir sentral menimbulkan tanda Tanya. Sepengetahuan pengawas cash opname diadakan 2 kali yang pertama selisih lebih Rp. 1.103.874 yang kedua sepengetahuan pengawas adalah sekitar selisih kurang Rp. 180.000 an sedangkan untuk jumlah selisih lebih versi keuangan Rp. 41.828 pengawas ataupun audit internal tidak dilibatkan dalam pelaksanaannya. Selisih diatas merupakan selisih angka yang material buat kopma UGM.
Gerakan Pengawas
Bravo Kopma UGM!!! Selama beberapa minggu terakhir ini pengawas telah melakukan berbagai “gerakan”. Memang, tidak semuanya dipublish jadi wajar kalo banyak yang belum tahu tentang agenda pengawas. Dimulai dari audiensi ke Kopma UNY, pengawas bersama tim audit internal berhasil mendapatkan berbagai informasi penting. Sistem Kopma UGM ternyata masih jauh tertinggal dari Kopma UNY, selama ini kita bisa menjadi Kopma terbesar hanya karena omzet dan SHU kita yang besar (disumbang oleh rektorat antara lain jas almamater dan kaos KKN, letak yang strategis di pinggir jalan Kaliurang, dsb ), sedangkan untuk system ternyata kita masih lemah. Lebih jauh, pengawas mendapati struktur gaji UNY yang sudah lebih maju dari struktur gaji kita yang terbaru sekalipun. Yang lebih mengagetkan, system itu dibuat beberapa tahun lalu oleh pengurus UNY, padahal kita harus menyewa Ureco untuk menyusun struktur gaji kita. Audiensi ke SMEDC juga membawa oleh-oleh yang menggembirakan. Mulai dari tips-tips tentang pembagian SHU dan RAT dari ketua KOKELGAM (Koperasi karyawan UGM) hingga peluang kerjasama pendampingan UKM (Usaha Kecil Menengah) dan desa binaan bagi Kopma UGM.
Pada tanggal 2 Mei lalu audit internal telah memberikan laporan hasil audit resmi kepada pengawas sekaligus pengurus. Pada bulan pertama kerjanya, audit masih terfokus pada divisi swalayan dimana ada sekitar 20 temuan dan 20 rekomendasi system yang disampaikan tim audit. Forum Laporan triwulan yang biasanya sepi dari anggota pada laptri kemarin nampak banyak perubahan dan tak jarang terjadi perdebatan seru antara anggota dengan pengurus maupun pengawas. Laptri Bisnis dan keuangan bisa dikatakan laptri paling seru karena di situ tokoh-tokoh lama Kopma hadir serta memberikan masukan-masukan yang cukup panjang. Untuk penyelenggaraan Laptri kemarinpun pengawas menggunakan format yang sama sekali berbeda. Adanya tim Alpha sebagai penitia Laptri turut mensupport format laptri seperti variasi makanan serta adanya doorprize. Pembagian laptri menjadi beberapa hari memungkinkan anggota untuk lebih fleksibel mengatur waktu jika sedang ada keperluan lain.
Selama triwulan I pengawas telah mengeluarkan 20 surat yang terdiri dari berbagai macam jenis seperti surat undangan, rekomendasi maupun teguran. Jumlah ini tergolong cukup fantastis dibandingkan tahun sebelumnya. Melalui surat-surat tersebut diharapkan pengawas dapat mengontrol jalannya kepengurusan secara lebih intens.
Pada tanggal 2 Mei lalu audit internal telah memberikan laporan hasil audit resmi kepada pengawas sekaligus pengurus. Pada bulan pertama kerjanya, audit masih terfokus pada divisi swalayan dimana ada sekitar 20 temuan dan 20 rekomendasi system yang disampaikan tim audit. Forum Laporan triwulan yang biasanya sepi dari anggota pada laptri kemarin nampak banyak perubahan dan tak jarang terjadi perdebatan seru antara anggota dengan pengurus maupun pengawas. Laptri Bisnis dan keuangan bisa dikatakan laptri paling seru karena di situ tokoh-tokoh lama Kopma hadir serta memberikan masukan-masukan yang cukup panjang. Untuk penyelenggaraan Laptri kemarinpun pengawas menggunakan format yang sama sekali berbeda. Adanya tim Alpha sebagai penitia Laptri turut mensupport format laptri seperti variasi makanan serta adanya doorprize. Pembagian laptri menjadi beberapa hari memungkinkan anggota untuk lebih fleksibel mengatur waktu jika sedang ada keperluan lain.
Selama triwulan I pengawas telah mengeluarkan 20 surat yang terdiri dari berbagai macam jenis seperti surat undangan, rekomendasi maupun teguran. Jumlah ini tergolong cukup fantastis dibandingkan tahun sebelumnya. Melalui surat-surat tersebut diharapkan pengawas dapat mengontrol jalannya kepengurusan secara lebih intens.
Selamat Datang di Rumah kita....
Kopma UGM baru aja menyelenggarakan diksar dan dikorg april lalu, pengawas mengucapkan selamat datang buat para anggota baru kopma UGM, mari kita berkarya bersama bravo Kopma UGM!!!Forum sharing anggota-pengawas ternyata masih dikawal ketat pengurus, dimana kebebasan berekspresi??apakah demokrasi di Kopma UGM dapat kembali ditegakkan?? bersama Kopma Gadjah Mada, tegakkan demokrasi...demikian mars kopma terakhir dilantunkan ketum di LLPT sewaktu diksar 78
Subscribe to:
Posts (Atom)
